Urząd Skarbowy nie po raz pierwszy komplikuje życie pracodawcom. Benefit w postaci auta służbowego, które można użytkować prywatnie wydaje się świetnym pomysłem i magnesem dla znalezienia dobrego pracownika. Niestety, jak sama idea brzmi atrakcyjnie, to problemy podatkowe jakie za sobą ciągnie, znacznie obniżają jej wartość.
Pracodawca, który przyzwala na wykorzystanie auta służbowego w celach prywatnych jest zobowiązany do umieszczenia odpowiedniej informacji w zawieranej umowie z pracownikiem lub w regulaminie użytkowania pojazdu. Brak takiej adnotacji może być dość ryzykowny. Wszystko dlatego, że jazda prywatna służbowym samochodem jest traktowana jako dodatkowy dochód pracownika, nawet wtedy, jeśli dotyczy ona tylko przejazdów z pracy na parking pod domem i odwrotnie.
Kontrola z Urzędu Skarbowego, co wtedy?
W praktyce, skontrolowanie tego wydaje się dość niemożliwe, jednak nie można wykluczyć takich sytuacji. Fakt, który jest na pewno pocieszający jest taki, że w przypadku ewentualnego sporu z władzami urzędu skarbowego, to oni muszą udowodnić, że pracownicy użytkują pojazd firmowy w swoich prywatnych celach. Mimo wszystko lepiej, aby firma posiadała odpowiednie dokumenty, które będą w stanie uzasadnić słuszność indywidualnego użytkowania auta służbowego przez pracownika po godzinach pracy lub podczas weekendów.
Prawo dotyczące użytkowania samochodu firmowego w celach prywatnych nie jest jednoznaczne, wszystko komplikuje sposób w jaki wyznaczyć wartość tego świadczenia. Według władz skarbowych ma ona pokrywać się z wartością rynkową dla świadczonych usług lub udostępnionych rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, przy uwzględnieniu ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępniania.
Jak wyznaczyć wartość użytkowania auta służbowego?
Urząd Skarbowy sugeruje by użyć w tym zestawieniu wysokości cen rynkowych stosowanych w wynajmie samochodów tej samej marki i przy założeniu, że będą one tego samego rocznika, stanu technicznego itp. Zdajemy sobie oczywiście sprawę, że realnie jest to porównanie w wielu przypadkach trudne do realizacji, a poza tym nie odzwierciedla prawdziwych kosztów. Wykorzystanie wynajmowanych samochodów firm komercyjnych na pewno jest droższe niż zwykłe użytkowanie pojazdu np. tylko w celu podjechania z domu do pracy.
Najczęściej, firmy wykorzystują inne sposoby do rozwiązania tego problemu jak np. obciążenie pracownika kosztami miesięcznego ryczałtu lub ustalenia limitu kilometrów. W tym wypadku bardzo pomocny okazuje się monitoring pojazdów.
Prościej z monitoringiem pojazdów
Wspomniany sposób z wyznaczeniem limitu kilometrów może opierać się na stałej, ustalonej liczbie np. 400 km/mc lub być co miesiąc, na nowo wyliczane przez pracownika i przekazywane w odpowiednim oświadczeniu władzom firmy. Najbardziej jednak wiarygodnym sposobem do wyznaczenia sumy przejechanych kilometrów w celach prywatnych są raporty z panelu monitoringu pojazdów, które można przygotować w dwojaki sposób.
Najprościej, dzięki wprowadzeniu do systemu monitoringu godzin pracy kierowcy. Czas pracy jest rozumiany jako jazda służbowa, natomiast kilometry przejechane w innych godzinach jako jazda prywatna. Problem może pojawić się przy częstych nadgodzinach lub gdy kierowca nie pracuje o stałych porach. Wtedy taki sposób ani nie zautomatyzuje całego procesu ani wcale go nie ułatwi i nie uwiarygodni. Rozwiązanie jednak istnieje w postaci małego dodatku do monitoringu gps jakim jest iButton. Niedrogi, a skuteczny sposób. Wystarczy, że kierowca zaczynając pracę kliknie w odpowiedni przycisk i włączy naliczanie jazdy służbowej, natomiast po skończonym dniu, znów go naciśnie i uruchomi liczenie kilometrów dla jazdy prywatnej. Dzięki temu małemu urządzeniu wszystkie dane będą przekazywane do panelu, skąd będzie można wygenerować i pobrać odpowiedni raport. Oznacza to, że najtrudniejszą pracę, wymagającą codziennego, schematycznego spisywania kilometrów wykonuje za nas monitoring gps.
Gdy podatnik już posiada specjalny raport z obliczoną liczbą kilometrów wystarczy, że zestawi go z ustaloną stawką kosztów podróży służbowych lub inną bardziej odpowiadającą cenom rynkowym. Wyliczona kwota może obciążyć wynagrodzenie pracownika lub zostać do niego doliczona jako powiększony dochód, który podlega opodatkowaniu. Niestety, należy też pamiętać, że oba wymienione sposoby nie są w 100% akceptowane przez organy podatkowe i w razie kontroli będą wymagały do wykazania iż taki sposób określenia przychodu pracownika odpowiada wartości rynkowej.
